Plan de mejora para la gestión operativa de solicitudes de fabricación de material publicitario en REPCO/ILC – Regional Cundinamarca

Abstract

Representaciones Continental (REPCO) es la empresa responsable de la comercialización y distribución en Cundinamarca del portafolio de la Industria Licorera de Caldas (ILC). Dentro de su estructura, REPCO cuenta con el departamento de marketing regional, encargado de fortalecer la visibilidad de marca en los diferentes canales de venta y consumo (On y Off), apoyar la ejecución en punto de venta y contribuir al incremento de la rotación y consumo de las referencias de la ILC mediante activaciones, materiales POP y presencia de marca en espacios estratégicos. En este contexto, una parte relevante de la operación del área depende de la fabricación de material publicitario a la medida (por ejemplo, counters de degustación, avisos luminosos, merchandising, material de servicio, mobiliario, entre otros), cuyos requerimientos varían por tamaño, cantidad, acabados y lineamientos de marca, y cuyos tiempos de producción pueden oscilar entre una semana y un mes. Durante los últimos seis meses se evidenciaron fallas recurrentes en la gestión operativa de estas solicitudes: ausencia de formatos estandarizados para el adecuado levantamiento de información de los requerimientos, coordinación inconsistente entre las áreas involucradas, Trade, Compras, Diseño y Proveedores, falta de claridad respecto a los roles de cada área, tiempos de respuesta, modelo de acompañamiento y seguimiento, y demoras en los procesos administrativos (órdenes de compra, facturación, pagos y legalizaciones), lo cual viene generando reprocesos, presión sobre los proveedores, entregas parciales o con fallas de calidad y dificultades para comprometer fechas de implementación con puntos de venta. Para sustentar el diagnóstico se consideraron casos reales ocurridos en el periodo de observación, soportados principalmente en hilos de correo y conversaciones complementarias por WhatsApp frente a casos como: fabricación de counters de degustación para canal On/Rumba con entregas y calidad por debajo del estándar; compra de mobiliario con devoluciones y ajustes por falta de claridad en la solicitud; solicitud de avisos luminosos con iteraciones por ausencia de alineación inicial entre áreas; y requerimientos de servicios asociados a las activaciones semanales, con respuestas tardías que afectaron la ejecución. En conjunto, estos casos muestran un patrón común: la operación depende fundamentalmente de gestiones individuales para tener mayor efectividad en los avances, mientras que el proceso carece de una estructura mínima de comunicación, control, seguimiento y cierre. Como respuesta a esta problemática, este proyecto plantea un plan de mejora enfocado en gestión operativa: estandarización de formatos de solicitud (Solicitudes a compras y Diseño), definición de roles y responsabilidades (matriz RACI), establecimiento de tiempos de respuesta y puntos de control (muestras, aprobaciones, recibido a satisfacción), implementación de mecanismos básicos de seguimiento y cierre, y medición mediante KPIs orientados a tiempos, calidad y cumplimiento. El objetivo es reducir reprocesos, estabilizar la ejecución y asegurar entregables consistentes que fortalezcan el cumplimiento de los objetivos generales del departamento de marketing de la ILC en Cundinamarca me ayudas a buscar palabras claves.