Plan de Mejoramiento en el Proceso Comercial de American Logistics S.A.S

Abstract

El actual trabajo de grado tuvo como eje principal el desarrollo de un plan de mejoramiento en la Empresa American Logistics S.A.S en su proceso comercial, se evaluaron las actividades que se llevan a cabo en el proceso y en la organización, las cuales no han permitido el cumplimiento de las metas comerciales propuestas por la junta de accionistas en los periodos fiscales 2017 y 2018. El desarrollo del plan contiene metodologías recopiladas sobre gerencia de proyectos, estas metodologías permitieron identificar los principales involucrados del trabajo, analizar las distintas alternativas de solución, definir los riesgos, requisitos y recursos, además de establecer los entregables del plan de mejoramiento. Esto conllevó a definir una estructura de trabajo enfocada a la planeación, ejecución y puesta en marcha. Las matrices EFE (Evaluación de factores externos) y EFI (Evaluación de factores internos) fueron utilizadas como herramientas de diagnóstico y a su vez para detectar las posibles estrategias que American Logistics S.A.S podría desarrollar para cumplir con las metas comerciales, incrementar las ventas y captar clientes. Se plantearon estrategias comerciales tales como: la medición del proceso, generación de incentivos a los asesores logísticos comerciales, aplicación de bases de datos y formulación de una herramienta que permita realizar un seguimiento individual y global de la gestión general de cada asesor logístico comercial. Se propuso manual de proceso para el proceso comercial de American Logistics S.A.S, en donde se definió objetivos, documentos, etapas y actividades, así como cada uno de los roles y responsables que intervienen en cada una de las actividades. Se propone flujo de proceso general y se anexa flujo realizado en aplicación BPM (Business Process Management, traducido al español “Gestión de procesos de negocios”) de forma más detallada. A parte se plantea subproceso de la ejecución del presupuesto del proceso comercial, con el fin de brindarle a la empresa una guía sobre cómo llevar a cabo este tipo de procedimiento y se pueda determinar de manera correcta los gastos del proceso comercial. Se aplicó una investigación cualitativa por medio de entrevistas a todo el equipo comercial de la compañía, con el interés de realizar un análisis comparativo sobre lo documentado en el proceso comercial y la forma de operar actualmente. Por medio de esta metodología se encontró que los comerciales de American logistics S.A.S actualmente llevan a cabo estrategias individuales para el alcance de su meta presupuestal a través de bases de datos y herramientas que ellos mismos han incorporado, es decir que no se encontró un modo de operación estándar dentro de la parte estratégica del proceso, también se halló que el proceso carece de un director o coordinador, pues en este momento quien tiene este rol es el gerente general de la compañía y esta situación se ha presentado desde hace más de 3 años, a su vez esto ha generado en algunos casos retrasos en las negociaciones y actividades ya que los comerciales deben acudir en numerosas ocasiones al gerente para cerrar negociaciones, debido a que no poseen una autonomía total al momento de concretar dichas negociaciones con el cliente. Se llevó a cabo un análisis cuantitativo sobre los clientes de la organización, por medio del cual se analizó principalmente la participación de la cartera de los clientes, las variables que estos tienen en cuenta a la hora de elegir un operador logístico. Esta metodología sirvió de diagnóstico para identificar oportunidades de negocio, debilidades que presenta la compañía en cuanto a servicio y reconocer que existen otras compañías competidoras adicionales a las ya identificadas por la empresa. Los resultados evidenciaron principalmente que para cada uno de los clientes el proceso logístico es de gran importancia para sus organizaciones puesto que las actividades desarrolladas por American Logistics S.A.S es la representación de ellos con sus clientes, en donde la mayoría al momento de elegir un operador logístico tiene en cuenta aspectos como la calidad, tecnología, tiempos de entrega, seguridad y cobertura. Se encontró que, aunque la mayoría de los clientes de American Logistics S.A.S se encuentran vinculados en la compañía entre 5 y 10 años, el 86% de estos contratan a más de un proveedor logístico, en donde resaltan compañías del sector como: Envía, Coordinadora, Servientrega, TCC, Stellar Express, Blu Logistics y Roldan Logísticas.

This degree work has as its main objective, the development of an improvement plan in American Logistics S.A.S company, specifically in its commercial process. The activities that are carried out in the process and company are evaluate. With this evaluation we can identify, which are the activities that have not allowed to achieve the goals proposed by actionists on the fiscal years 2017 and 2018. In the development plan you can find a conglomerate of methodologies that have been collected about management projects. These methodologies allow identify the main stakeholders of work, analyze the different alternatives of solutions, identify risks, requirements and recurses, further this, it allows to establish the deliverables from plan improvement. With this parameter we can define a work structure focus on planation, execution and commissioning. The matrices EFE (evaluation of external factors) and EFI (evaluation of internal factors) has been used like diagnostic tools for detect possible strategies that American Logistics S.A.S can development to achieve the commercial goals, increase the sales and win customers It is proposed commercial strategies like the follow: measurement of process, generation incentives for commercial logistics advisers, application of data bases and formulation of a tool that allow individual and global tracking about management from each commercial logistic advisor. It is proposed a process manual for the commercial process of American Logistics S.A.S, in this manual are defined objectives, documents, stages and activities. It is proposed a general process flow and is attached to a flow made in the BPM (Business process management) application, from this way we can show the flow clearly. Further arises a sub-process of the commercial process execution, with the objective of provide to company a guide about ‘’¿ how carried out this kind of procedure?’’ so we can determinate the right way for the expenses related to the commercial process. It is apply a qualitative investigation through interviews to all the commercial team of the company. The objective to do this interview is to realize a comparative analysis about the documented in the commercial process and the way to operate currently. Through this methodology is it found that the commercials agents of American Logistics S.A.S currently carry out individual strategies for to achieve the personal budgetary goal through data bases and tools that has been incorporated by them self, that is to say, that we do not find operation standard into the process, also we found that the process has not a director or coordinator. Currently those activities are responsibility of CEO of the company, this situation has been presenting for more than 3 years. This problem has generated in some cases delays on the negotiations and activities, due to the commercial agents should ask to CEO to close the negotiations before they make the decision without approval. This inconvenient is presented because the commercial agents do not have autonomy. It is carried out a quantitative analysis about the customers of the company, through this analysis we can analyze the main participation of the customer purse, the variables that they select to choose a logistic provider. This methodology allows identify business opportunities, weaknesses that present the company in the field service and recognize the existence of the additional competitive companies. The results mainly evidenced that for each customer, the logistics process is very important in their organizations due to the developed of activities American Logistics S.A.S is the representation of their companies in front the end customer. These customers consider at the moment of taking a decision factors like quality, technology, delivery times, safety and cover. We can identify customers with more than 5 years doing business with American logistics S.A.S however the 86% of this customers have more than one logistics provider, within these logistics providers stands out Envía, Coordinadora, Servientrega, TCC, Stellar Express, Blu Logistics y Roldan Logísticas.