Plan de mejoramiento Insurance Procurement Axa Colpatria

Abstract

Actualmente las organizaciones se fundamentan en objetivos corporativos y en cada una de las áreas que la componen, lo que busca con el cumplimiento de estos es crecer como compañía y como área apuntando al cumplimiento de la visión de la organización.

El departamento de compras técnicas o Insurance Procurement de Axa Colpatria tiene la responsabilidad de realizar la contratación de proveedores (profesionales, proveedores, instituciones, servicios asistenciales y talleres) necesarios para la prestación de los servicios a nivel nacional. A esto se le atribuye que la negociación se genere de forma correcta buscando que los costos, la calidad y la normatividad se ajusten a los estándares de la compañía. Sin embargo, en esta área se desempeñan otras actividades como establecer la negociación tarifaria, control y seguimiento de los proveedores frente a las exigencias de los entes de control, planeación de las contrataciones con base a los servicios ofrecidos, la calidad de los mismos, proyecciones del área de compras técnicas y todo el despliegue operativo que se ejecuta frente a los diferentes convenios de prestación de servicios.

Sin embargo, en Axa Colpatria no se realizan los procesos de la manera adecuada existen manuales y políticas de procedimiento que no se tienen en cuenta en algunos casos o que no se ajustan a las necesidades del área. Tampoco se tiene una trazabilidad de las actividades, un adecuado registro y flujo de la información y una planeación adecuada a largo, mediano y corto plazo. (Tiempos de registro de los proveedores en los diferentes aplicativos). Lo anterior está generando en la compañía reproceso en algunas de las actividades, aumento en los costos por la ausencia en la calidad, actividades y procesos fuera de control, retención de los proveedores, las falencias del área están generando insatisfacción con sus clientes internos y externos, determinando la desafiliación de algunos usuarios o búsqueda de alternativas con la competencia.

Este trabajo propone una alternativa que facilite el desarrollo de las actividades de compras técnicas de la organización, los mecanismos que permitan adquirir una clara idea y comprensión de los objetivos y los principios fundamentales de la función compradora, así como los medios y los responsables de su ejecución identificando los factores que afectan el correcto desarrollo de las actividades en el área de compras técnicas de Axa Colpatria. Estableciendo herramientas para mejorar la vista técnica y económica del negocio, garantizando un mayor crecimiento con mejores utilidades y con estándares de administración de riesgos que permitan una adecuada mitigación de estos.

La metodología que se manejará determinará a través de un diagnóstico interno de la compañía, por otra parte se realizaran cambios en el diseño y caracterización de los procesos, su diagramación y la asignación del responsable de la ejecución de las actividades del área IP. Es por ello que se mostrara a partir de los cambios los resultados obtenidos y ahorros adquiridos de manera eficaz y de la misma forma emplear los conocimientos en futuras situaciones que se puedan presentar.