Sistemas de información para la gestión documental por procesos (SIGPRO)

Abstract

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permite la recuperación de información desde ellos, determina el tiempo que los documentos deben guardarse, archiva los que ya no son necesarios y asegura la conservación definida de los documentos más valiosos aplicando principios de racionalización y economía. Dicho lo anterior, es importante resaltar que la información es el activo más importante de una organización. Las empresas generan diariamente una determinada cantidad de actividades, las cuales se convierten en procesos y estos procesos deben ser documentados y archivados con el fin de obtener un registro o una constancia sobre dicha actividad ya que con esta información será posible determinar todos los movimientos de la organización, generar reportes, estadísticas e indicadores por periodos de tiempo ayudando a la toma de decisiones por parte la administración para mejorar la atención y calidad del servicio. Actualmente, muchas empresas tanto públicas como privadas manejan su información de forma física y muy rara vez algunos funcionarios de la entidad disponen parte de su tiempo libre administrando sus documentos en procesadores de texto y hojas de cálculo, pero esta no sería la mejor opción de conservar la documentación ya que también pueden sufrir una perdida permanente por algún accidente informático. Por este motivo se plantea el desarrollo de un sistema de gestión documental en ambiente web para la alcaldía municipal de Villeta Cundinamarca, mediante el cual permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y /o físicos que se envían y reciben en la entidad. Con el Sistema de Información Para la Gestión Documental por Procesos (SIGPRO) se logra reducir costos asociados al papel y a mejorar los procesos de gestión documental ya que las actividades documentales se procesarán de forma digital y automatizada. Algunas de las tareas que gestiona este sistema es hacer más eficientes la importación y almacenamiento de documentos, acceso rápido a los documentos mediante búsquedas personalizadas, visualizar la trazabilidad de la información, entre otros.