Implementación del sistema para la certificación de calidad en la oficina asesora de planeación municipal de Girardot

Abstract

El presente “Manual de Procesos y Procedimientos de la Oficina Asesora de Planeacion Municipal” constituye uno de los instrumentos más importantes para lograr un desarrollo claro, oportuno y eficaz de los propòsitos institucionales de esta dependencia. Ha sido construido con la coordinación de la Dirección de la Oficina Asesora de Planeación del Municipio de Girardot y con la participación de todas las áreas que tienen a su cargo la ejecución de los procesos Misionales y de Apoyo.

Su elaboración se enmarca dentro de las políticas del Plan Nacional de Desarrollo dirigidas a la renovación de la administración pública y el mejoramiento de la eficiencia del Estado y en cumplimento con lo establecido en el articulo 6º de la ley 872 de 2003, donde se establecen los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder publico y otras entidades prestadoras de servicios.

En la Oficina de Planeación Municipal se adoptara un sistema de gestión de calidad con un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella, y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.

Este proyecto es de vital importancia porque su implementación es de obligatorio cumplimiento, tal cual se contempla en la Ley 872 de Diciembre 30 de 2003; la cual asigna la creación del sistema de Calidad para todas las entidades del estado, dando un margen de cuatro años a partir de su promulgación. Además permite que Planeación Municipal desarrolle la mínima cantidad de documentación necesaria a fin de demostrar la planificación, operación y control eficaz de sus procesos, y el mejoramiento continuo de la eficacia de su Sistema de Gestión de Calidad.

Como base para la elaboración de este documento se han empleado las normas internacionales de ISO 9001/2000, puesto que se ajustan tanto la terminología como los requisitos de ésta a la aplicación específica en las entidades oficiales como es el caso de la Oficina Asesora de Planeación Municipal. Sin embargo, el presente manual integra requisitos y conceptos adicionales a los del estándar de la ISO.

En el Capitulo I encontraremos la definición de un sistema de gestión de calidad, para qué sirve y cuales son los puntos principales que se tuvieron en cuenta para la implementación del SGC en la Oficina Asesora de Planeacion.

En el Capitulo II se muestra la Planeación Estratégica creada para la Oficina y cada una de las Funciones que se desempeñan los Funcionarios de la dependencia.

En el capitulo III y IV se presenta el desglose de cada uno de los Procesos que maneja Planeación Municipal y la relación de formatos, programas y controles que se ejecutaran durante la implementación.