Modelo enfocado en procesos para la gestión de compras administrativas para la empresa Colmedica Medicina Prepagada.

Abstract

Durante las últimas décadas se ha discutido acerca de la administración de materiales de una manera básica y sin procesos estandarizados, en 1964 en Estados Unidos, pais pionero en la adquisición de materiales se observaba que las compañias unicamente adquirian lo necesario a través de un departamento que generaba un pedido, luego transmitía la información al proveedor seleccionado por conveniencia y finalmente realizaba el papeleo correspondiente para la reposición de la mercancía. Las compras dan sus inicios en el año de 1910 al 1920 y nacen con el fin de satisfacer las necesidades de uno o varios clientes. De esta manera las compras era una función básica sin métodos ni procedimientos generando costos representativos en las operaciones del día a día en las actividades de abastecimiento.En el año de 1920 al 1950 las compras fueron ganando más fuerza en las compañías, produciendo procesos más definidos y generando valor en sus actividades, es decir se preocupaban por mantener a un personal especializado en las áreas para lograr un desempeño óptimo ( The procurement purchasing Evolution http://www.gea-consulting.com/hvac-blog/bid/75187/The-Procurement-Evolution-1970-2012). En los años de 1950 al año 2000 los departamentos de compras se preocupan por introducir los modelos y las estrategias de JUST IN TIME con el fin de generar ventajas competitivas en mercados globalizados, en esta parte de la historia se enfocaron en el rol que jugaban los compradores y los proveedores (Introduction and History of Purchasing http://www.informit.com/articles/article.aspx?p=2165644&seqNum=2). En las últimas décadas los departamentos de compras se han basado en ambientes globales de negocios, pasar de lo regional a lo global y generar una interacción con los proveedores, con el fin de proporcionar un enfoque estratégico para las negociaciones, una orientación adecuada para prestar un mejor servicio al cliente y asi crear modelos operacionales que disminuyan los riesgos y aumente la rentabilidad de los negocios. De tal manera, en la nueva década se propone idear compras estratégicas que buscan la reduccion del tiempo total de horas en comprar un producto, manejar adecuadamente los procesos a través de una cadena de abasto apropiada y mantener el equipo de trabajo capacitado y actualizado para generar soluciones correctas a los problemas que se generen. (Purchasing and supply chain management Leender,M R, and Johnson 2002) Durante las dos ultimas decadas, se han implementado diferentes modelos para el área de compras, pero estos modelos no son para todos las compañias, por el contrario estas deben adaptarse al que mas convenga a la modalidad del negocio, en esta caso los modelos que han venido creciendo a lo largo de la historia son: Modelo Centralizado, Modelo Descentralizado y Modelo Externalizado.El modelo centralizado a lo largo del tiempo ha sido uno de los modelos que las compañias optan por tomar ya que ayuda a reducir los tiempos de las compras y los costos de la operación, trayendo como consecuencia la integración de los procesos de la compañía El modelo descentralizado, es aquel modelo en el cual las áreas de la organización gestiona sus requerimientos independientemente con el fin de atender las necesidades especificas de su área.El modelo externalizado consite en subcontratar a consultores especializados en el aprovisionamiento y la reducción de costos de operación.El fin concreto de la gestión de compras consiste en cubrir ( Satisfacer) las necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, " Maximizando el valor del dinero invertido" ( criterio económico), pero este objetivo de corto plazo ( inmediato) debe ser compatible con la contribución de compras en armonía " con el resto de los departamentos para lograr los objetivos de la empresa, bien sean coyunturales ( mejora del beneficio) o estratégicos (Mejora de la posición competitiva) (MARTINEZ, M.E. 2013).De acuerdo a lo anterior, dichas necesidades pueden ser cubiertas a través de adquisiciones estratégicas y de la administración de relaciones con proveedores con el fin de aprovechar los recursos y adoptar un pensamiento estratégico para responder oportunamente a los requerimientos que se presenten a costos razonables (JACOBS, CHASE 2009). Teniendo en cuenta el crecimiento del sector de medicina prepagada en el país, cuyas afiliaciones aumentaron en un 78% en tres años, el dinamismo de la compañía y la variedad de planes ofertados, la organización desea establecer un modelo para la gestión de compras que permita optimizar los recursos disponibles y que garanticen una respuesta oportuna a los requerimientos de los clientes internos y externos., En la actualidad, COLMEDICA MEDICINA PREPAGADA no cuenta con un área de compras centralizada, ya que las diferentes áreas se encargan de cotizar y comprar, incrementando el riesgo de generar sobrecostos y pérdida de valor. Cerca del 90% de las compras se gestionan a través de las áreas y solo 10% se efectúa mediante los profesionales de compras.