Generación de un procedimiento para garantizar validez legal a los archivos electrónicos del fondo nacional de garantías – FNG

Abstract

La información electrónica almacenada por las organizaciones, tiene como principal función apoyar la gestión interna de las diferentes áreas que las componen mejorando la eficiencia y eficacia de las consultas requeridas. Sin embargo, se genera una situación conflictiva relacionada con el cumplimiento de requisitos legales en lo que respecta a la firma o el valor probatorio de este tipo de información, pues aun cuando la legislación colombiana a través de la Ley 527 de 1999 apoya el uso de mensajes de datos y reglamenta la firma digital, muchas organizaciones tienden a adoptar una temerosa posición legal. Esto se debe, en numerosos casos, a que se llega a considerar que los documentos electrónicos no brindan la suficiente confianza para controlar el riesgo jurídico, y en otros, a que la alternativa que brinda la legislación vigente genera costos insostenibles para ciertas organizaciones, optando finalmente por imprimir toda su información y realizar una gestión documental física, lo cual resulta contradictorio, además, en una época donde la tendencia es hacia la preservación y cuidado del medio ambiente. Esta situación, por consiguiente, se constituye en un problema específico de investigación, tanto en el campo de la seguridad informática como para las ciencias ambientales, por lo que se considera pertinente buscar alternativas en el manejo del flujo documental de las organizaciones, que contribuyan a disminuir el consumo masivo del papel, ayudando a aminorar la tala de bosques y consecuentemente reducir costos de producción y manejo confiable de archivo de documentos físicos. Para explorar esta problemática, se determinó realizar un análisis de la estructura y función de una organización, en el marco del objeto de estudio seleccionado, escogiéndose el Fondo Nacional de Garantías (FNG), entidad pública colombiana que se encarga de facilitar el acceso a créditos para cierto tipo de empresas (Micro y PYME) mediante el otorgamiento de garantías.