Proyecto implementación de software para gestión documental

Abstract

De acuerdo a la importancia que tiene la Gestión Documental actualmente en las organizaciones públicas y privadas y según el rol presentado por cada empresa, se busca dar a conocer las mejores alternativas para la implementación de un software que garantice el buen funcionamiento de la Gestión Documental, dentro de una entidad dedicada al sector financiero, adquiriendo un sistema rápido en su manejo y que aporte valor agregado a la gestión tradicional. El presente documento explica el análisis que se ha realizado para la formulación de la implementación de un software para optimizar el proceso de documentación de los clientes. El análisis se ha realizado de acuerdo a las necesidades que se han venido presentando en la Entidad Financiera y se ha centrado en las deficiencias y carencias presentadas. El software implementado para la Gestión Documental integrada debe considerar y garantizar la completitud y calidad de la información y documentación de clientes, proveedores, empleados y terceros por medio de la digitalización, indexación, custodia y trazabilidad en su creación, actualización y uso, su implementación se estructura bajo la modalidad de solución de arrendamiento o leasing de licencias, con infraestructura propia. Así mismo el proyecto pretende generar un aporte considerable al tema del medio ambiente, ya que se reduce la huella de carbono en las tareas diarias, especialmente en las que se manejan papel y material de almacenamiento, contribuye a optimizar ambientes destinados a la conservación documental, de acuerdo con los estándares de seguridad ambiental que se deben llevar a cabo en las compañías.