Herramienta contable y accesible que facilita a los pequeños comerciantes de Tocaima llevar una contabilidad básica

Abstract

El presente proyecto de grado tiene como propósito diseñar un modelo integrado de contabilidad básica para micro comercios del municipio de Tocaima, basado en la combinación de herramientas gratuitas, con la fin de facilitar una opción o alternativa de software contable a los micro comercios, para que no haya excusa de realizar llevar un registro y control de sus operaciones financieras básicas. La iniciativa surge ante una evidente problemática notoria en este grupo de comercios, caracterizado por su bajo nivel de formalización contable y adopción limitada tecnológica, lo cual genera deficiencias en la gestión financiera, tributaria y de planeación. Se utilizó un enfoque cualitativo y de investigación–acción, en el estudio realiza un diagnóstico de la situación actual de los micro comercios del municipio, apoyado en datos del programa nacional “Alístate y Transfórmate para Crecer” de Confecámaras (2024) y el Departamento Administrativo de Nacional de Estadística, en los cuales se identificó que 31% de los comerciantes no lleva ningún tipo de registros contables y un 45% si que lleva un control en libreta o excel y solo una minoría usa software e informes financieros. La mayoría desconoce conceptos básicos de finanzas y tributación, lo que compromete la continuidad y sostenibilidad de sus negocios. El proyecto propone como solución diseñar un modelo en el que varias herramientas digitales ya existentes y funcionales enlazadas entre sí, funcionen como alternativa de Software Contable para los pequeños comerciantes; principalmente se integra por la aplicación Microsoft Excel, y se complementa con inteligencia artificial del aplicativo de Power Automate, el cual conectado con flujos automatizados extrae información importante de facturas electrónicas y otros documentos usados diariamente por los comerciantes. Esta conexión de aplicaciones permitirá gestionar datos y simplificar tareas repetitivas como lo son los registro contable de operaciones tanto de compra y venta, la generación de informes básicos y el cumplimiento oportuno de obligaciones tributarias, sin requerir conocimientos avanzados en contabilidad. En el marco teórico se abordan los fundamentos de la contabilidad computarizada, el uso de software/aplicación como herramienta administrativa y contable, los avances de la era digital, y el reciente papel de la IA con gestión contable moderna. Además, se sustentan los criterios normativos aplicables a las microempresas del Grupo 3, conforme al Decreto 2420 de 2015 y sus modificaciones. En conclusión, este proyecto propone una solución tecnológica acertada al contexto socioeconómico de Tocaima, fortaleciendo las capacidades administrativas y contables de los pequeños comerciantes. La implementación del modelo integrado favorece la formalización, el control financiero, la toma de decisiones informadas y la sostenibilidad de los micro negocios locales.