Sistema de información para la gestion documental de archivos digitalizados en ambiente web

Abstract

Actualmente, el manejo de la información en forma eficiente, constituye una de las principales preocupaciones dentro de cualquier organización, sea esta de origen público o privado, por lo que se hace necesario manejarla y emplearla con mucho criterio, ya que de ello podría depender en gran medida, el éxito o fracaso de las mismas. La implementación de sistemas de información basados en el concepto de Flujo de Trabajo (workflow), Sistema de Gestión Documental (Document Management System) se hace cada vez más necesaria en las empresas, para la sistematización de procesos de manipulación de documentos digitalizados. Lo cual dinamiza dichos procesos y permite realizar un seguimiento del flujo de información además de servir como banco de datos, o de una forma más sencilla de interpretarlo como una biblioteca virtual de documentación el cual proporciona un respaldo a la documentación impresa. Esta investigación hace énfasis en la necesidad de establecer un nuevo sistema de información de gestión documental de archivos digitalizados el cual permitiría tener respaldo de la documentación, realizar un seguimiento del flujo de tramite de dichos documentos y su oportuna entrega además de reducir los costos y tiempos requeridos para el control y tramite de documentos, eliminando el riesgo de pérdida de información. El software de gestión documental de archivos digitalizados apelará el beneficio de emplear cualquier motor de bases de datos libres conocidos en la actualidad e interacción de un lenguaje de programación libre que lo haga asequible a cualquier empresa que lo requiera. La Informática hoy, está impulsada en la gestión integral de la empresa, y por eso consta de unas normas y estándares propiamente informáticos. En consecuencia, las organizaciones informáticas forman parte de lo que se ha denominado la gestión de la empresa. “La Archivística o Gestión Archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. De acuerdo a lo anterior se puede decir que el sistema de información para la gestión documental, abarcara las actividades mencionadas anteriormente, además de ser una herramienta innovadora en el mercado que brindara un gran apoyo a las empresas para el almacenamiento de la información y brindando una versatilidad al momento de realizar búsquedas de documento, expediente, imágenes entre otros. Para finalizar el sistema de información de gestión documental de archivos digitalizados, es único presentando como proyecto en nuestra universidad, permitiendo a los estudiantes a encaminarse en diferentes visiones no exploradas anteriormente y logrando presentar mejoras en un futuro a este proyecto.