Plan de mejoramiento para la elaboración de fichas técnicas en el proceso precontractual de licitaciones públicas del Sena

Abstract

El texto presenta un Plan de Mejoramiento como estrategia para organizar de manera clara las diferentes acciones necesarias con el fin de corregir, optimizar o fortalecer el proceso precontractual en lo relacionado a la elaboración de fichas técnicas, en este caso se realiza el plan de mejoramiento para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), que es una entidad pública colombiana creada en 1957 con el propósito de impulsar el desarrollo económico y social del país mediante la formación profesional integral (SENA, 2024). Este plan de mejoramiento lo elaboraron los estudiantes de maestría de la Universidad Piloto de Colombia como trabajo final del seminario de actualización Liderazgo 4.0, se centra en optimizar el proceso precontractual de licitaciones públicas en el SENA en el cual el objetivo principal es subsanar las deficiencias en la elaboración de fichas técnicas, las cuales actualmente no cuentan con manuales o guías que permitan orientar al equipo técnico encargado de su diseño. Otro factor que se evidenció con el desarrollo de las diferentes estrategias para diagnosticar el proceso, hace referencia a la insuficiente comunicación entre las áreas contractual y técnica, integradas por las coordinaciones misional y administrativa, quienes identifican las necesidades al interior de la entidad. El diagnóstico se elabora por medio de herramientas de análisis de causa y matrices de gestión, las cuales evidencian carencias en la documentación y la cultura organizacional generando riesgos jurídicos y constantes reprocesos. Como solución, el plan propone un modelo futuro (TO-BE) que proyecta un proceso completamente digitalizado y trazable incluyendo capacitación y diseño de guías orientadoras, alineado con los principios de transparencia y eficiencia administrativa (Congreso de Colombia, 1993; Congreso de Colombia, 2007). Este nuevo flujo de trabajo incluye la implementación de listas de verificación automáticas y un sistema de gestión documental integrado con plataformas como SECOP II (Colombia Compra Eficiente, s.f.). Finalmente, el proyecto define una matriz RACI y un plan de mitigación para los riesgos principales identificados, permitiendo mejorar el proceso al interior de la entidad.