Plan de Mejoramiento para el Sistema de Gestión de Inventarios en la Organización ESPOCOL SAS Ubicada en la Ciudad de Bogotá

Abstract

El presente trabajo de grado tiene como propósito proponer un plan de mejoramiento para la gestión de inventarios en Espocol S.A.S., una empresa industrial-comercial dedicada a la fabricación y comercialización de autopartes en caucho. A partir de un diagnóstico realizado sobre el proceso actual de facturación e inventarios, se identificaron fallas críticas asociadas a la ausencia de validaciones intermedias, el uso de sistemas no integrados y una alta dependencia de procedimientos manuales, lo cual ha generado errores recurrentes, reprocesos y pérdida de trazabilidad. La metodología adoptada fue de enfoque mixto, permitiendo integrar datos cualitativos y cuantitativos recolectados a través de entrevistas, observación directa y análisis de documentos internos. En el desarrollo del primer objetivo se analizaron los movimientos que generan mayor impacto sobre el inventario, proponiendo indicadores clave de gestión. Posteriormente, en el segundo objetivo, se evaluaron diversas alternativas tecnológicas mediante un ejercicio de benchmarking, determinando que el sistema Siigo representa la opción más viable para la empresa por su bajo costo, adaptación normativa y facilidad de implementación. Finalmente, en el tercer objetivo, se formuló una propuesta de capacitación basada en un enfoque mixto (presencial y virtual), estructurada en tres módulos mensuales, que permitirá fortalecer las competencias del personal involucrado en los procesos operativos. Las propuestas se formularon teniendo en cuenta las limitaciones reales de la empresa, como su infraestructura tecnológica básica, la falta de personal especializado y la resistencia al cambio. En conjunto, este trabajo busca aportar a la mejora continua de Espocol S.A.S., a través de una solución integral, progresiva y adaptada a sus capacidades organizacionales, que permita reducir errores en la gestión de inventario, mejorar la trazabilidad de los procesos y elevar la satisfacción del cliente.

This undergraduate research project aims to propose an improvement plan for the inventory management system at Espocol S.A.S., an industrial and commercial company dedicated to the manufacturing and sale of rubber auto parts. Through a diagnostic analysis of the current invoicing and inventory processes, critical shortcomings were identified, including the absence of validation points, non-integrated systems, and a high reliance on manual procedures, all of which have contributed to recurrent errors, reprocessing, and limited traceability. A mixed-method approach was employed, integrating both qualitative and quantitative data obtained through interviews, direct observation, and document analysis. The development of the first objective allowed for the identification of operational movements that significantly impact inventory management and the formulation of key performance indicators. The second objective involved a benchmarking analysis of technological alternatives, concluding that Siigo is the most suitable system due to its affordability, regulatory compliance, and ease of implementation. The third objective resulted in a training proposal structured in monthly modules using a blended learning approach, aimed at enhancing the operational competencies of the personnel involved in inventory-related activities. The proposals were formulated based on the company’s real constraints, including limited technological infrastructure, a reduced administrative staff, and potential resistance to organizational change. Overall, this study seeks to contribute to the continuous improvement of Espocol S.A.S. by offering a comprehensive and scalable solution aligned with its operational capacity, aimed at reducing inventory management errors, improving traceability, and increasing customer satisfaction.