Diseño e Implementación de Herramienta Tecnológica para la Optimización del Proceso de Gestión Documental y para la Generación de Reportes Gerenciales del Módulo I para la Empresa VQ Ingeniería

Abstract

El proyecto “Diseño e Implementación de Herramienta Tecnológica para la Optimización del Proceso de Gestión Documental y para la Generación de Reportes Gerenciales del Módulo I para la Empresa VQ Ingeniería” tiene como objetivo principal diseñar e implementar una herramienta tecnológica confiable, centralizada y eficaz en la plataforma de Microsoft Office 365 que consiste en un ambiente gráfico diseñado para adaptarse a los múltiples perfiles de usuarios, para mantener la confidencialidad de la información, mostrar de forma sencilla la documentación requerida y generar reportes Gerenciales del Módulo I que se definieron por los usuarios y el Sponsor desde el inicio del proyecto para la toma de decisiones de la Alta Gerencia y para la atención de requerimientos de los clientes. La herramienta tecnológica deberá ser apta para emplearse en un total estimado de 227 usuarios potenciales entre profesionales operativos, personal del Staff administrativo, coordinación del proyecto y la Alta Gerencia. El proyecto pretende reducir los reprocesos en la gestión administrativa, reducir tiempos de búsqueda, minimizar la pérdida de documentos, asegurar la confiabilidad de la información, generación de reportes gerenciales y facilitar la colaboración entre los equipos para tener una toma de decisiones oportuna y acertada.

The project "Design and Implementation of a Technological Tool for Optimizing the Document Management Process and Generating Managerial Reports for Module I for VQ Ingeniería" aims to design and implement a reliable, centralized, and effective technological tool on the Microsoft Office 365 platform. This tool features a graphical environment designed to adapt to multiple user profiles, maintain information confidentiality, display the required documentation simply, and generate Managerial Reports for Module I as defined by users and the Sponsor from the project's inception for senior management decision-making and customer requirement handling. The technological tool is expected to be suitable for use by an estimated total of 227 potential users, including operational professionals, administrative staff, project coordinators, and senior management. The project aims to reduce rework in administrative management, decrease search times, minimize document loss, ensure information reliability, generate managerial reports, and facilitate collaboration among teams for timely and accurate decision-making.