Redefinición del proceso de admisión de aspirantes y diseño del proceso de rematrícula de estudiantes virtuales de la Universidad Piloto de Colombia

Abstract

El proyecto surgió del análisis de los procesos de generación de órdenes de matrícula para aspirantes y estudiantes matriculados bajo la metodología presencial en la Universidad Piloto de Colombia, sede Bogotá. Así mismo, se enfocó en el modelo “carrusel” donde se evidenció la necesidad de optimizar el proceso actual de generación de órdenes de matrícula de los aspirantes. Lo anterior, se da a partir del análisis del proceso actual que no solo incluye cinco (05) áreas donde intervienen más de diez (10) personas, sino también el número de días para la generación y entrega de las órdenes de matrícula, y, número de órdenes de matrícula enviadas por Intake con el fin de ofrecer un servicio óptimo a los aspirantes y estudiantes matriculados. Con respecto a la implementación de un nuevo proceso de rematrícula y lo evidenciado en el Intake (periodo) 2 se buscó diseñar un proceso acorde al estudiante, que ya estando matriculado y no demanda los mismos requerimientos de aquel que es aspirante. Se evidenció en el análisis interno de la universidad que tanto el proceso de admisión como el de rematrícula no cumplieron con los requerimientos de la Institución de Educación Superior (IES) y con las expectativas de los aspirantes y estudiantes de programas virtuales, por lo que se hace necesario, procesos óptimos y eficientes que generen un mayor número de órdenes de matrícula en un menor tiempo establecido.

The project started with the analysis of the processes for the generation of enrollment orders (OM) for prospective students and students enrolled under the face-to-face methodology at the Universidad Piloto de Colombia, Bogotá campus. Likewise, it focused on the "carousel" model where the need to optimize the current process of generating OM for applicants was evidenced. This is based on the analysis of the current process that not only includes five (05) areas where more than ten (10) people are involved, but also the number of days for the preparation and delivery of the OMs, and the number of OMs sent by “Intake” in order to offer an optimal service to applicants and enrolled students. With respect to the implementation of a new re-enrollment process and the evidence in “INTAKE 2”, we sought to design a new procedure according to the student, who is already enrolled and does not demand the same requirements as the applicant. It was found in the internal analysis of the university that both the admission process and the re-enrollment process did not comply with the requirements of the IES and the expectations of applicants and students of virtual programs, for which reason it is necessary, to have optimal and efficient processes that generate a higher number of OMs in a shorter period of time.