Plan de Mejoramiento para el Proceso de Facturación del Acueducto de la Vereda Zanjones-Pitalito (Huila)

Abstract

El presente trabajo de grado tiene como objetivo proponer un plan de mejoramiento para el proceso de facturación del acueducto de la vereda Zanjones, ubicado en la zona rural del municipio de Pitalito, en el Departamento del Huila, el cual está operando desde el año 2012, bajo la gestión de La Junta Administradora del acueducto, una entidad legalmente constituida con forma jurídica sin ánimo de lucro, dedicada a la captación, tratamiento y distribución del agua, actualmente cuenta con 105 usuarios y una proyección de crecimiento poblacional del 10% anual en un futuro cercano a 5 años. Teniendo en cuenta el crecimiento poblacional de la vereda, el área de facturación requiere la implementación de un plan de mejoramiento que proporcione la capacidad operativa y esté preparado para el cubrimiento del servicio en cada vivienda que solicite un punto de agua. Para esto se requiere un cambio en la forma en que se lleva a cabo el registro manual de facturas, con los datos personales de cada usuario, la medición y cobro del consumo del servicio de agua mensual. Este proceso actualmente toma un tiempo de 3 días teniendo en cuenta el desplazamiento por el terreno escarpado, la distancia entre las viviendas y las actividades relacionadas en el proceso como: la recolecta de información de los medidores en cada predio, el diligenciamiento de las planillas, y el cálculo del valor a pagar junto al registro manual de los recibos de pago y entrega de las facturas en el predio. Para optimizar los tiempos y movimientos y evitar cometer errores de cálculo del actual proceso de facturación, se proponen unas actividades partir de los principios y estructura de la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, PMBOK (7°ed.,2021), diseñando la planificación 10 ejecución, monitoreo y control del proceso que permitirá apoyar la gestión administrativa, logrando que la operación se reduzca en cuanto al tiempo dedicado a ejercer las actividades, proponiendo la necesidad de implementar herramientas tecnológicas que permitan analizar datos estadísticos y contables con el fin de fortalecer los estados financieros, la toma de decisiones y el uso de las utilidades al final del año fiscal.

The objective of this degree work is to propose an improvement plan for the billing process of the Zanjones aqueduct, located in the rural area of the municipality of Pinalite, in the Department of Huila, which is operating since 2012, under the management of the Administrative Board of the aqueduct, a legally constituted non-profit entity, dedicated to the collection, treatment and distribution of water, currently has 105 users and a projected population growth of 10% per year in the near future to 5 years. The population growth of the district, the billing area requires the implementation of an improvement plan that provides operational capacity and is prepared to cover the service in every home that requests a water point. This requires a change in the way in which the manual registration of invoices is carried out, with the personal data of each user, the measurement and collection of the monthly water service consumption. This process currently takes 3 days, considering the travel time due to the steep terrain, the distance between houses and the activities related to the process, such as: the collection of information from the micro-meters in each property, the filling out of the forms, and the calculation of the amount to be paid together with the manual registration of the payment receipts and delivery of the invoices to the property. In order to optimize the time and movements and avoid making errors in the calculation of the current invoicing process, some activities are proposed based on the principles and structure of the PMBOK (7th edition, 2021), designing the planning, execution and management of the project. ), designing the planning, execution, monitoring and control of the process that will support the administrative management, achieving that the operation is reduced in terms of time spent on activities, proposing the need to implement technological tools to analyze statistical and accounting data to strengthen the financial statements, decision making and the use of profits at the end of the fiscal year.