Nómina Electrónica y su Incidencia en Deducción de Costos para la Declaración del Impuesto de Renta y Complementarios

Abstract

Colombia está en la era de transformación digital, razón por la cual se ha implementado herramientas útiles y aplicables en la estructura de los procesos, con la automatización de los mismos se asume el ahorro en tiempos y papel, que pueden ser usados para el desarrollo de otras actividades para un crecimiento de la compañía, para así tener una cultura sostenible en el buen uso y manejo de los recursos económicos. Cabe resaltar que en el país la informalidad laboral y la evasión tributaria es una de las problemáticas más grandes con los que lucha el gobierno en la actualidad, por ello cada herramienta de regulación tiene el fin de brindar un beneficio mutuo en cuanto al empleado recibe remuneración por su trabajo y/o función, y para el empleador la deducción tributaria total de los costos nominales que este pague bajo cualquiera régimen tributario que esté clasificado ya sea ordinario, simple o no declarante de IVA; así lo ha planteado la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales [DIAN], cuando solicita el deber de informar bajo un soporte claro y pormenorizado de la Nómina Electrónica. El propósito que se busca con este documento, es determinar un elemento digital que equivale a la tradicional nómina de empleados, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico que se enviará como medio de notificación a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales - “UGPP” - al igual que a cada uno de los empleados pagados, a su correo electrónico en el formato que para ello se estableció, respecto a lo cancelado a cada uno de los trabajadores, bajo esta parametrización el valor nominal y acumulado se detalla en los pagos semanales, catorcenales, quincenales o mensuales, que aseguran no tener contratiempos en el momento de generar la nómina. En otros términos, se traduce a la posibilidad de monitorear la operación siempre que lo requiera o desee y adicional a esto, se podrá completar con otras soluciones como la firma electrónica, logrando optimizar aún más los procesos de cada una de las empresas que la implemente. Este será el documento soporte requerido para la deducción en términos tributarios, que reflejará la realidad de pago por las empresas ante la administración tributaria, así como su control empresarial con relación directa, en la que el empleador pueda ejercer el derecho propio de deducción en sus gastos ocasionados, de los pagos realizados mes a mes ante la entidad administrativa competente. El documento soporte de nómina electrónica, representa pues la deducción de costos y gastos autorizados por la DIAN, si y solo si es trasmitida en los tiempos establecidos dependiendo del grupo correspondiente por normativa; es de allí la importancia de dar su cumplimiento. Además, entre algunos de los beneficios administrativos propios de cada empresa, ayudará a la claridad en los costos fijos que se tendrán, para de esta manera saber cuál será el margen de ganancias.

Colombia is in the era of digital transformation, which is why useful and applicable tools have been implemented in the structure of the processes, with the automation of the same, savings in time and paper are assumed, which can be used for the development of other activities for the growth of the company, in order to have a sustainable culture in the good use and management of economic resources. It should be noted that in the country labor informality and tax evasion is one of the biggest problems with which the government is currently fighting, for this reason each regulation tool has the purpose of providing a mutual benefit in terms of the employee receiving remuneration. for his work and/or function, and for the employer, the total tax deduction of the nominal costs that he pays under any tax regime that is classified as ordinary, simple or non-filing VAT; This has been stated by the Directorate of National Taxes and Customs [DIAN], when it requests the duty to inform under a clear and detailed support of the Electronic Payroll. The purpose sought with this document is to determine a digital element that is equivalent to the traditional payroll of employees, and that differs by being presented under an electronic file that will be sent as a means of notification to the Pension and Parafiscal Management Unit - " UGPP” - as well as to each of the paid employees, to their email in the format that was established for this, regarding what was paid to each of the workers, under this parameterization the nominal and accumulated value is detailed in the weekly, four-weekly, fortnightly or monthly payments, which ensure there are no setbacks at the time of generating the payroll. In other words, it translates into the possibility of monitoring the operation whenever required or desired and in addition to this, it can be completed with other solutions such as the electronic signature, further optimizing the processes of each of the companies that implement it. . This will be the supporting document required for the deduction in tax terms, which will reflect the reality of payment by companies before the tax administration, as well as their business control with a direct relationship, in which the employer can exercise their own right of deduction in their incurred expenses, of the payments made month by month before the competent administrative entity. The electronic payroll support document, therefore, represents the deduction of costs and expenses authorized by the DIAN, if and only if it is transmitted in the established times depending on the corresponding group by regulation; hence the importance of fulfilling it. In addition, among some of the administrative benefits of each company, it will help to clarify the fixed costs that will be incurred, in order to know what the profit margin will be.