GESTIC: una plataforma tecnológica para la gestión empresarial cotización, contratación, gestión y culminación de proyectos de diseño gráfico en las pymes prestadoras de este tipo de servicios en Bogotá

Abstract

Las pymes son empresas relativamente nuevas en el mercado, caracterizadas por un reducido personal, presupuesto, y poca madurez organizacional, por lo cual es común que en dichas empresas la planeación de los procesos, recursos y responsables no se encuentren muy bien definidos, en este punto se hace vital la planeación de actividades requeridas para ciertos fines, la estimación “correcta” de los recursos empleados en su desarrollo así como el tiempo que ello conlleva; puesto que, de esto depende en gran medida el éxito o fracaso de su ejercicio en el mercado en el mediano/largo plazo. En este sentido, es de suma importancia tener en cuenta estos factores sobre procesos recurrentes y transversales como cotizaciones, estimación de actividades, recursos y contratación; en productos tangibles, dichos procesos suelen ser más fáciles de llevar a cabo ya que, se tienen expectativas concretas en términos de funcionalidad, el punto de partida es el costo de las materias primas, las actividades/procesos y el tiempo que conlleva su transformación, que generalmente es fijo. En el caso de los servicios, como diseño y publicidad, las cotizaciones y el tiempo de trabajo es relativo, ya que es un proceso creativo en el cual no es posible realizar estimaciones exactas. Lo anterior, genera que en ocasiones las empresas en este mercado tengan dificultades con su gestión empresarial. En este sentido, desde un análisis estratégico, sumado a las mejoras visibles de la tecnología aplicadas a diferentes campos, el presente proyecto busca generar una propuesta de valor, enfocada en el desarrollo de un prototipo de aplicación móvil, dirigida a usuarios que emplean sistema operativo Android, y servicios de publicidad y diseño de “Moka Studios”, pyme Bogotana, para la gestión empresarial de los procesos de cotización, seguimiento y entrega de productos/servicios proveídos en su portafolio de servicios; de manera que, se den a conocer de forma abierta y concisa los productos/servicios ofertados, se genere una cotización entorno a necesidades específicas y se lleve un seguimiento gradual sobre los procesos de evaluación de necesidades, creativos de elaboración y cumplimiento por parte de clientes y empleados, que incrementen la satisfacción con los productos finales, las estrategias de cotización y el mejoramiento de la atención para con el cliente. Con dicho fin, se realiza un análisis contextual, DOFA y estratégico de “Moka Studios”, con el fin de conocer las necesidades específicas de sus clientes y empleados y, se emplean estrategias de desarrollo ágil para el desarrollo del aplicativo; es importante mencionar que el prototipo final “Gestic” es puesto a prueba en solicitudes y transacciones reales de la compañía. Como resultado, se demuestra que efectivamente “Gestic” se adecua a las necesidades estratégicas de organización, asociadas a la elaboración y entrega de productos de manera efectiva, eficaz, dentro de un marco de optimización del tiempo y recursos digitales, en la medida en que mejora la organización de la planeación de tareas, permite una comunicación directa y constante con el cliente, involucrándolo activamente en los procesos de decisión, lo cual finalmente le da la una mayor satisfacción con los productos entregado, reduce en gran medida solicitudes de cambio en los entregables y facilita el cumplimiento de los tiempos pactados.