Implementación de una oficina de gestión de proyectos (PMO) para la empresa Arquitectos Restauradores S.A.S.

Abstract

Implementar una oficina de gestión de proyectos (PMO) significa un cambio organizacional en la empresa Arquitectos Restauradores SAS; antes de dar paso al desarrollo del proyecto es necesario concientizar al personal que va a estar involucrado en el cambio y su compromiso con éste; se necesita una convicción de la necesidad de la implementación de la oficina de gestión de proyectos (PMO) en la empresa y la responsabilidad de cada uno de los actores frente al cambio planeado. La definición de objetivos a lograr con la oficina de proyectos es la primera etapa de implementación, cuyos objetivos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización.

Como evaluación de prácticas actuales en la organización se maneja una metodología OPM3 (Modelo de Madurez de Gestión de Proyectos Organizacionales), la cual se basa en modelo de maduración de capacidades de gerencia de proyectos para las organizaciones, y sirve para evaluar el nivel de madurez en gerencia de proyectos que tiene la organización de acuerdo a las mejores prácticas que le proporcionarán un gran valor a la organización. La definición del tipo de la oficina de gestión de proyectos (PMO), se estructura a partir de escuchar las necesidades y expectativas de los clientes para así definir roles y funciones de la PMO donde dentro de las reuniones de aprobación del tipo de PMO exista un plan de proyecto donde esté claro el alcance, los costos, el tiempo y los riesgos que se cubrirán durante el período de duración del proyecto. La implementación de la metodología de gestión de proyectos va de la mano con las necesidades de la organización, debe ser fácil de usar y entender por los gerentes de proyecto, con manejo necesario y mínimo de formatos y plantillas e integrada a las buenas prácticas de gestión de proyectos organizacionales actuales. El planteamiento y desarrollo de las métricas establecidas, permiten evidenciar el estado de los proyectos tanto en su etapa temprana como en su trascurso, el éxito de estas está en el seguimiento adecuado y la toma de decisiones en base a indicadores. Como

resultados de este seguimiento, se pueden incrementar los recursos de un proyecto, cambiar el alcance, cancelar algunos proyectos e incluir nuevos proyectos. Como aseguramiento de la metodología implementada se fomentan los mecanismos de revisión de cumplimiento por parte de los gerentes de proyectos. Finalmente se despliega totalmente la metodología OPM3 (Modelo de Madurez de Gestión de Proyectos Organizacionales), apoyada en el entrenamiento realizado tanto a la parte ejecutiva como a gerentes, jefes y demás recursos involucrados en los proyectos.

Implementing a project management office (PMO) means an organizational change in the company Arquitectos Restauradores SAS; Before starting the development of the project, it is necessary to raise awareness among the personnel who will be involved in the change and their commitment to it; a conviction is needed of the need for the implementation of the project management office (PMO) in the company and the responsibility of each of the actors in the face of the planned change. The definition of objectives to be achieved with the project office is the first stage of implementation, whose objectives must be aligned with the strategic objectives of the organization. As an evaluation of current practices in the organization, an OPM3 methodology (Organizational Project Management Maturity Model) is used, which is based on the maturity model of project management capacities for organizations, and serves to evaluate the level of maturity in project management that the organization has according to the best practices that will provide great value to the organization. The definition of the type of project management office (PMO) is structured based on listening to the needs and expectations of the clients in order to define roles and functions of the PMO where within the approval meetings of the type of PMO there is a project plan where it is clear the scope, costs, time and risks that will be covered during the duration of the project. The implementation of the project management methodology goes hand in hand with the needs of the organization, it must be easy to use and understand by project managers, with the necessary and minimal handling of formats and templates and integrated into good management practices of current organizational projects. The approach and development of the established metrics allow to show the status of the projects both in their early stage and in their course, the success of these is in the adequate monitoring and decision-making based on indicators. As a result of this monitoring, you can increase the resources of a project, change the scope, cancel some projects and include new projects. As an assurance of the implemented methodology, compliance review mechanisms are promoted by project managers. Finally, the OPM3 methodology (Organizational Project Management Maturity Model) is fully deployed, supported by the training carried out both to the executive part and to managers, bosses and other resources involved in the projects.